1. Datenminimierung

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um Ihre Grundstückseigentümer-Einwilligung (GEE) entgegenzunehmen, zu prüfen und den Anschlussprozess im Rahmen des Glasfaser-Ausbauprojekts zu koordinieren. Das bedeutet insbesondere:

Pflichtangaben sind auf das notwendige Minimum begrenzt. Im Online-Formular werden Pflichtfelder nur dort eingesetzt, wo die Bearbeitung ohne diese Angaben nicht möglich ist (z.B. Zuordnung zu einer Adresse, Kontakt zur Klärung von Rückfragen).

Optionale Angaben sind als solche gekennzeichnet. Freiwillige Angaben dienen der Vereinfachung der Kommunikation oder der besseren Terminabstimmung. Sie können das Formular grundsätzlich auch ohne optionale Angaben übermitteln, soweit der Prozess dies zulässt.

Keine Erhebung „auf Vorrat". Daten, die für Planung und Durchführung nicht benötigt werden, werden nicht abgefragt.

Dokumente nur bei Bedarf. Uploads (z.B. Scan eines postalisch eingereichten Formulars oder Nachweise bei Vertretung) werden nur verarbeitet, wenn sie für die Bearbeitung erforderlich sind oder von Ihnen bereitgestellt werden.

Sollten sich im Projektverlauf Änderungen ergeben (z.B. zusätzliche Nachweiserfordernisse), werden wir das Formular und die Informationen entsprechend anpassen und transparent machen.

2. Zweckbindung

Ihre Daten werden ausschließlich zu klar definierten Zwecken im Rahmen des Glasfaser-Ausbauprojekts verarbeitet. Diese Zwecke sind:

Entgegennahme und Bearbeitung der Grundstückseigentümer-Einwilligung (GEE)
Dazu gehört die Erfassung, Zuordnung und Dokumentation Ihrer Erklärung sowie die Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Planung, Vorbereitung und Durchführung des Hausanschlusses
Ihre Angaben werden genutzt, um Anschlussmöglichkeiten zu bewerten, Arbeiten vorzubereiten und, falls notwendig, Abstimmungen für die Umsetzung vorzunehmen.

Kommunikation und Rückfragen
Sofern Sie Kontaktdaten angeben, verwenden wir diese für Rückfragen, Statusinformationen und die Abstimmung im Zusammenhang mit Ihrem Vorgang. Kontaktaufnahmen erfolgen über die von Ihnen angegebenen Kanäle.

Terminorganisation für Vor-Ort-Begehungen (optional)
Wenn eine Vor-Ort-Begehung erforderlich ist oder von Ihnen genutzt wird, werden notwendige Daten zur Terminabstimmung verarbeitet.

Eine Nutzung Ihrer Daten zu anderen Zwecken (z.B. Werbung außerhalb des Projektkontexts) findet nicht statt. Sollte im Ausnahmefall eine Zweckänderung erforderlich werden, erfolgt dies nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und mit entsprechender Information.

3. Zugriffskonzept

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir ein Zugriffskonzept ein, das sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf personenbezogene Informationen erhalten. Das Zugriffskonzept folgt den Grundsätzen „Need-to-know" und „Least Privilege". Das bedeutet:

3.1 Rollenbasierte Berechtigungen

Zugriffe werden nach Rollen vergeben, z.B.:

Bearbeitung (Sachbearbeitung/Backoffice): Zugriff auf Vorgänge, die zur Bearbeitung erforderlich sind, inkl. Kontakt- und Adressdaten.

Lesen/Prüfen: Zugriff auf eingeschränkte Informationen, sofern für Prüfzwecke erforderlich.

Administration: Technische Administration und Systempflege, soweit erforderlich.

Die Rollen und Berechtigungen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

3.2 Zugriff nur für projektbezogene Aufgaben

Zugriff auf Daten erhalten ausschließlich Personen und Stellen, die mit der Bearbeitung von Vorgängen oder der Durchführung des Glasfaseranschlusses beauftragt sind. Ein Zugriff zu privaten oder sachfremden Zwecken ist untersagt.

3.3 Technische Schutzmaßnahmen

Zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen werden übliche technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, insbesondere:

Authentifizierung über persönliche Benutzerkonten,

Berechtigungsmanagement im System (rollenbasiert),

Verschlüsselte Übertragung (HTTPS),

Sicherheitsupdates und Wartung nach etablierten Verfahren,

Datensicherung und Wiederherstellungsprozesse.

3.4 Protokollierung und Nachvollziehbarkeit

Soweit technisch vorgesehen und erforderlich, werden relevante Systemereignisse (z.B. Erfassung eines Vorgangs, Statusänderungen) protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung zu gewährleisten.

4. Löschkonzept und Aufbewahrung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder, sofern gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, für die weitere Verarbeitung gesperrt bzw. auf das notwendige Maß eingeschränkt.

4.1 Grundprinzipien

Unser Löschkonzept basiert auf folgenden Grundsätzen:

Erforderlichkeit: Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Vorgang benötigt werden.

Nachweis und Dokumentation: Bestimmte Daten müssen ggf. zur Dokumentation des Einwilligungs- und Bearbeitungsprozesses für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten werden.

Sperrung statt Nutzung: Wenn Daten nicht mehr aktiv benötigt werden, aber Aufbewahrungspflichten bestehen, wird die Verarbeitung eingeschränkt.

Regelmäßige Prüfung: Löschfristen werden regelmäßig geprüft und technisch unterstützt umgesetzt.

4.2 Kategorien von Daten und typische Aufbewahrung

Je nach Projektrolle und rechtlicher Einordnung können unterschiedliche Fristen gelten. Üblicherweise unterscheiden wir:

a) Vorgangsdaten zur Bearbeitung der GEE

Dazu zählen Adressdaten, Kontaktdaten, Angaben zur Einwilligung und Bearbeitungsstatus.
Diese Daten werden in der Regel für die Dauer der Projektabwicklung und eine angemessene Nachlaufzeit gespeichert, um Rückfragen, Nachweise und Abschlussarbeiten zu ermöglichen.

b) Kommunikations- und Protokolldaten

Dazu zählen z.B. Statusverläufe, interne Bearbeitungsnotizen und technische Nachweise zur Übermittlung.
Diese Daten werden nur in dem Umfang gespeichert, der zur Nachvollziehbarkeit und Absicherung des Prozesses erforderlich ist.

c) Hochgeladene Dokumente (z.B. Scan eines postalischen Formulars)

Dokumente werden nur gespeichert, wenn sie für die Bearbeitung oder als Nachweis erforderlich sind. Die Aufbewahrung orientiert sich an der jeweiligen Nachweisnotwendigkeit im Projekt.

4.3 Löschablauf

Die Löschung erfolgt nach einem festgelegten Ablauf:

Kennzeichnung eines Vorgangs als abgeschlossen bzw. nicht weiter zu bearbeiten,

Fristbeginn nach Abschluss bzw. nach dem letzten relevanten Bearbeitungsschritt,

Löschung oder Einschränkung nach Ablauf der Frist,

Dokumentation der Löschung im Rahmen der Systemmöglichkeiten.

4.4 Ausnahmen und gesetzliche Pflichten

Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten, behördliche Anforderungen oder vertragliche Nachweispflichten bestehen, kann eine Löschung erst nach Ablauf dieser Fristen erfolgen. In diesen Fällen werden Daten für die aktive Nutzung gesperrt bzw. auf das notwendige Maß beschränkt.

4.5 Konkrete Fristen

Die konkreten Speicher- und Löschfristen werden projektbezogen festgelegt und können abhängig von der Rollen- und Vertragskonstellation variieren.
Konkrete Fristen: [hier eintragen oder verlinken, sobald final beschlossen].